Årsmøter og ting

Innrapportering skjer elektronisk og kan derfor gjennomføres innen fristen 30. april. Idrettslag som har avholdt årsmøte innen 30. april foretar all innrapportering som vanlig.

Idrettslag som ikke har avholdt årsmøte innen 30. april må fylle ut det de har av opplysninger om medlemstall, aktivitetstall og kontaktinformasjon til idrettslaget. Når det gjelder informasjon som først foreligger etter avholdt årsmøte (f.eks. nye styremedlemmer, årsmøteprotokoll, årsmøtegodkjent regnskap m.m.) skal dette fylles ut/lastes opp så snart som mulig etter at idrettslaget har avholdt årsmøte.

Årsmøtet kan avholdes på tre ulike måter; skriftlig, digitalt eller ved fysisk oppmøte. Ved gjennomføring av fysiske årsmøter må idrettslaget undersøke om det foreligger f.eks. nasjonale eller lokale begrensninger i antallet som kan delta. En forutsetning for gjennomføring av fysiske årsmøter er at disse kan gjennomføres i samsvar med offentlige myndigheters vedtak og anbefalinger. 

Årsmøtet kan deles opp, slik at saker som haster kan behandles f.eks. på et ekstraordinært digitalt årsmøte, mens resterende saker behandles på et fysisk årsmøte senere. Dette kan f.eks. være aktuelt for godkjenning av regnskapet.

Styret må derfor vurdere om det skal utsette årsmøtet inntil videre, utsette og sette en ny dato, eller innkalle til et digitalt eller skriftlig årsmøte/ting. I den usikre situasjonen som er nå, er anbefalingen ikke å sette en ny dato for årsmøtet/tinget som er svært nær den opprinnelige datoen. Da risikerer man å måtte utsette årsmøtet/tinget igjen, dersom situasjonen ikke har endret seg.

Hvis årsmøtet utsettes, se nærmere om konsekvensene av utsettelse.

Ja. NIFs lovutvalg har uttalt at organisasjonsledd både kan avholde årsmøter på annen måte enn gjennom fysisk møte, og at det er anledning til å dele opp et årsmøte slik at enkelte saker gjennomføres på annen måte enn ved et fysisk møte, mens andre saker utsettes til årsmøtet kan avholdes fysisk. 

Det avgjørende ved gjennomføringen av årsmøtet, er at dette skjer på forsvarlig måte slik at medlemmene har anledning til å delta i behandlingen av, og fatte vedtak i, de saker som iht. organisasjonsleddets egen lov skal behandles av årsmøtet.  Dette omfatter bl.a. en reell mulighet til å sette seg inn i sakene, uttrykke sin mening om sakene, gjøre seg kjent med andre deltakeres oppfatninger og delta i en avstemming om sakene.

NIF har utarbeidet en veileder for gjennomføring av skriftlig og digitalt årsmøte.

Det er styret som treffer en slik beslutning, se nærmere om dette i veiledningen til digitalt årsmøte  og skriftlig årsmøte.

Ja. Fristen er utsatt til 15. juni. Se mer ovenfor.

Styret må informere egne medlemmer dersom årsmøtet utsettes eller gjennomføres på annen måte enn ved fysisk oppmøte. Styret bør benytte de samme informasjonskanalene som ble brukt til å innkalle til årsmøtet.

Styret trenger ikke å informere overordnet organisasjonsledd om beslutningen.

Det finnes ulike digitale løsninger for gjennomføring av årsmøter, og det er idrettslagets styre som beslutter hvilken løsning som skal brukes.

• Idrettens Office 365 for idrettslag:

Som en særordning var Idrettens Office 365 gratis i 2020. I 2021 er det de normale prisene som gjelder. Dette vil gi idrettslagene tilgang på blant annet Teams, hvor de vil kunne gjennomføre digitale årsmøter. Les mer om Idrettens Office 365 her: Idrettens Office 365 (idrettsforbundet.no).

• GoPlenum:

Et alternativ til Idrettens Office 365 er Go Plenum. Dette alternative benyttes i større utstrekning av idrettslag der det møter et stort antall deltakere med stemmerett, det er kompliserte saker som skal behandles eller det antas å bli flere benkeforslag til valget.

Les mer om tjenesten Gjennomføring av digitale ting og årsmøter her: Digitale tingforhandlinger i GoPlenum – Hjemmeside (sharepoint.com) (kun for interne brukere i idretten)

• Andre digitale løsninger:

I tillegg til dette finnes det andre løsninger i markedet. NIF har ingen anbefalinger til konkrete løsninger utover Idrettens Office 365 og GoPlenum, og ved vurdering av andre løsninger må styret selv undersøke i hvilken grad disse dekker idrettslagets behov.

Dersom idrettslaget leier lokaler for å avholde årsmøtet, bør styret vurdere ev. avbestillingsmuligheter, ev. gå i dialog med utleier for å vurdere om det er mulig å flytte årsmøtet uten å betale noe ekstra for dette.

I den usikre situasjonen som er nå, er anbefalingen ikke å sette en ny dato for et årsmøte med fysisk oppmøte som er svært nær den opprinnelige datoen. Da risikerer man å måtte utsette årsmøtet igjen, dersom situasjonen ikke har endret seg. Dersom styret har besluttet å avholde et digitalt eller skriftlig årsmøte, bør styret sette ny dato så raskt som mulig.

Det er styret i idrettslaget som må fatte beslutning om å utsette årsmøtet. Det treffes som et ordinært styrevedtak. Styremøter kan avholdes skriftlig, digitalt eller per telefon. Det er derfor ikke nødvendig med et fysisk styremøte.

Styret kan vurdere om det i beslutningen skal settes en ny dato for nytt årsmøte, eller om det skal utsettes inntil videre og heller bestemme en dato på et senere tidspunkt.

Styret må vurdere hvilke ev. konsekvenser det vil få å utsette årsmøtet, om det f.eks. er beslutninger årsmøtet/tinget må ta raskt og som ikke kan vente.

Styret bør vurdere muligheten for å avholde årsmøtet digitalt eller skriftlig, og ev. dele opp årsmøtet, slik at viktige saker blir behandlet mens øvrige saker avventes til det er mulig å gjennomføre et fysisk årsmøte.

Alle dokumenter ferdigstilles på vanlig måte i påvente av gjennomføring av årsmøtet.

Nei. Det er styret som treffer beslutningen om årsmøtet skal gjennomføres som normalt eller utsettes. Ved gjennomføring av fysiske årsmøter må idrettslaget undersøke om det foreligger f.eks. nasjonale eller lokale begrensninger i antallet som kan delta. En forutsetning for gjennomføring av fysiske årsmøter er at disse kan gjennomføres i samsvar med offentlige myndigheters vedtak og anbefalinger. NIF og idrettskretsene vil bare kunne henvise idrettslaget til den informasjonen som offentlige myndigheter gir, men vil kunne gi andre praktiske råd knyttet til utsettelse eller avholdelse av årsmøtet/tinget.

Nei. 

Alle tillitsvalgte, også styremedlemmer, blir sittende. Det er ikke anledning til å supplere styremedlemmer eller andre årsmøtevalgte tillitsverv, men styret kan opprette styreoppnevnte komiteer og utvalg og oppnevne personer til disse. Hvis det er behov for å velge nye styremedlemmer eller tillitsvalgte til årsmøtevalgte organer, må det innkalles til et ordinært eller ekstraordinært årsmøte. Dette kan gjennomføres digitalt eller skriftlig.

Styremedlemmene bør sitte til nye er valgt, og ikke trekke seg. Idrettslag står overfor en ekstraordinær situasjon, der det vil medføre store utfordringer for idrettslaget dersom tillitsvalgte trekker seg. Dersom det er kritisk å få valgt nye styremedlemmer i påvente av ordinært årsmøte, kan det innkalles til et ekstraordinært årsmøte, digitalt eller skriftlig, med suppleringsvalg på agendaen.

Nei, fristene for innkallingen til ordinære årsmøter gjelder. Idrettslag kan etter loven innkalle til et ekstraordinært årsmøte på kortere varsel enn ved ordinært årsmøte.

Ja, situasjonen nå gjør det nødvendig for forsvarlig gjennomføring av arrangementet å vite hvor mange som møter på forhånd. Dersom årsmøtet skal avholdes digitalt kan det også være behov for å avkreve forhåndspåmelding for å sikre at det er teknisk mulig å gjennomføre årsmøtet med det antall som ønsker å delta.

For idrettslag er årsmøtet vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antall styremedlemmer som skal velges av årsmøtet. Dette innebærer at dersom minst det sittende styret deltar på årsmøtet, er årsmøtet vedtaksdyktig.

Dersom det er innkalt til et årsmøte som avlyses, må det innkalles på nytt senere på ordinær måte.

Årsmøtet/tinget kan avholdes på tre ulike måter; skriftlig, digitalt eller ved fysisk oppmøte. . Ved gjennomføring av fysiske årsmøter/ting må organisasjonsleddet undersøke om det foreligger f.eks. nasjonale eller lokale begrensninger i antallet som kan delta. En forutsetning for gjennomføring av fysiske årsmøter/ting er at disse kan gjennomføres i samsvar med offentlige myndigheters vedtak og anbefalinger. 

Årsmøtet/tinget kan deles opp, slik at saker som haster, kan behandles f.eks. på et ekstraordinært digitalt årsmøte/ting, mens resterende saker behandles på et fysisk årsmøte senere. Dette kan f.eks. være aktuelt for godkjenning av regnskapet.

Styret må derfor vurdere om det skal utsette årsmøtet inntil videre, utsette og sette en ny dato, eller innkalle til et digitalt eller skriftlig årsmøte/ting. I den usikre situasjonen som er nå, er anbefalingen ikke å sette en ny dato for årsmøtet/tinget som er svært nær den opprinnelige datoen. Da risikerer man å måtte utsette årsmøtet/tinget igjen, dersom situasjonen ikke har endret seg.

Organisasjonsledd kan benytte veilederen for digitale årsmøter for idrettslag og veilederen for skriftlige årsmøter i idrettslag så langt disse passer. 

Særforbund og idrettskretser som vurderer å avholde digitale eller skriftlige ting, og har spørsmål til dette kan kontakte juridisk avdeling på juss@idrettsforbundet.no.

Særkretser/regioner bes kontakte eget særforbund, mens idrettsråd bes kontakte aktuell idrettskrets.

For annen relevant informasjon om avholdelse av særforbundsting i koronasituasjonen, se nedenfor.

Ja. NIFs lovutvalg har uttalt at organisasjonsledd både kan avholde årsmøter/ting på annen måte enn gjennom fysisk møte og at det er anledning til å dele opp et årsmøte/ting slik at enkelte saker gjennomføres på annen måte enn ved et fysisk møte, mens andre saker utsettes til årsmøtet/tinget kan avholdes fysisk. 

Det avgjørende ved gjennomføringen av årsmøtet/tinget, er at dette skjer på forsvarlig måte slik at medlemmene/representantene har anledning til å delta i behandlingen av, og fatte vedtak i, de saker som iht. organisasjonsleddets egen lov skal behandles av årsmøtet/tinget.  Dette omfatter bl.a. en reell mulighet til å sette seg inn i sakene, uttrykke sin mening om sakene, gjøre seg kjent med andre deltakeres oppfatninger og delta i en avstemming om sakene.

NIF har utarbeidet en veileder for gjennomføring av skriftlig og digitalt årsmøte. Veilederne er utarbeidet for idrettslag, men kan benyttes også av andre organisasjonsledd så langt disse passer.

Det er styret som treffer en slik beslutning, se nærmere om dette i veiledningen til digitalt årsmøte  og skriftlig årsmøte. Veiledningen er utarbeidet for idrettslag, men vil kunne anvendes også av andre organisasjonsledd, i en tilpasset versjon.

Ja. Se nærmere ovenfor.

Styret må informere egne medlemmer/tilsluttede organisasjonsledd dersom årsmøtet/tinget utsettes eller gjennomføres på annen måte enn ved fysisk oppmøte. Styret bør benytte de samme informasjonskanalene som ble brukt til å innkalle til årsmøte/tinget.

Styret trenger ikke å informere overordnet organisasjonsledd om beslutningen.

Det finnes ulike digitale løsninger for gjennomføring av årsmøter/ting, og det er organisasjonsleddets styre som beslutter hvilken løsning som skal brukes.

• GoPlenum:

Et alternativ til Idrettens Office 365 er Go Plenum. Dette alternative benyttes i større utstrekning av særforbund, idrettskretser og særkretser/regioner, men også av idrettslag der det møter et stort antall deltakere med stemmerett, det er kompliserte saker som skal behandles eller det antas å bli flere benkeforslag til valget.

Les mer om tjenesten Gjennomføring av digitale ting og årsmøter her: Digitale tingforhandlinger i GoPlenum – Hjemmeside (sharepoint.com) (kun for interne brukere i idretten)

• Andre digitale løsninger:

I tillegg til dette finnes det andre løsninger i markedet. NIF har ingen anbefalinger til konkrete løsninger utover Idrettens Office 365 og GoPlenum, og ved vurdering av andre løsninger må styret selv undersøke i hvilken grad disse dekker organisasjonsleddets behov.

Dersom organisasjonsleddet leier lokaler for å avholde årsmøtet/tinget, bør styret vurdere ev. avbestillingsmuligheter, ev. gå i dialog med utleier for å vurdere om det er mulig å flytte årsmøtet/tinget uten å betale noe ekstra for dette.

I den usikre situasjonen som er nå, er anbefalingen ikke å sette en ny dato for et årsmøte med fysisk oppmøte som er svært nær den opprinnelige datoen. Da risikerer man å måtte utsette årsmøtet igjen, dersom situasjonen ikke har endret seg. Dersom styret har besluttet å avholde et digitalt eller skriftlig årsmøte, bør styret sette ny dato så raskt som mulig.

Det er styret i organisasjonsleddet som må fatte beslutning om å utsette årsmøtet/tinget. Det treffes som et ordinært styrevedtak. Styremøter kan avholdes skriftlig, digitalt eller per telefon. Det er derfor ikke nødvendig med et fysisk styremøte.

Styret kan vurdere om det i beslutningen skal settes en ny dato for nytt årsmøte/ting, eller om det skal utsettes inntil videre og heller bestemme en dato på et senere tidspunkt.

Styret må vurdere hvilke ev. konsekvenser det vil få å utsette årsmøtet/tinget, om det f.eks. er beslutninger årsmøtet/tinget må ta raskt og som ikke kan vente.

Styret bør vurdere muligheten for å avholde årsmøtet/tinget digitalt eller skriftlig, og ev. dele opp årsmøtet/tinget, slik at viktige saker blir behandlet mens øvrige saker avventes til det er mulig å gjennomføre et fysisk årsmøte/ting.

Alle dokumenter ferdigstilles på vanlig måte i påvente av gjennomføring av årsmøtet/tinget.

Nei. Det er styret som treffer beslutningen om årsmøtet skal gjennomføres som normalt eller utsettes. Ved gjennomføring av fysiske årsmøter må organisasjonsleddet undersøke om det foreligger f.eks. nasjonale eller lokale begrensninger i antallet som kan delta. En forutsetning for gjennomføring av fysiske årsmøter er at disse kan gjennomføres i samsvar med offentlige myndigheters vedtak og anbefalinger. Overordnet organisasjonsledd  vil bare kunne henvise organisasjonsleddet til den informasjonen som offentlige myndigheter gir, men vil kunne gi andre praktiske råd knyttet til utsettelse eller avholdelse av årsmøtet/tinget.

Nei. 

Alle tillitsvalgte, også styremedlemmer, blir sittende. Det er ikke anledning til å supplere styremedlemmer eller andre årsmøtevalgte/tingvalgte tillitsverv, men styret kan opprette styreoppnevnte komiteer og utvalg og oppnevne personer til disse. Hvis det er behov for å velge nye styremedlemmer eller tillitsvalgte til årsmøtevalgte/tingvalgte organer, må det innkalles til et ordinært eller ekstraordinært årsmøte/ting. Dette kan gjennomføres digitalt eller skriftlig.

Styremedlemmene bør sitte til nye er valgt, og ikke trekke seg. Organisasjonsledd står overfor en ekstraordinær situasjon, der det vil medføre store utfordringer for organisasjonsledd dersom tillitsvalgte trekker seg. Dersom det er kritisk å få valgt nye styremedlemmer i påvente av ordinært årsmøte/ting, kan det innkalles til et ekstraordinært årsmøte/ting, digitalt eller skriftlig, med suppleringsvalg på agendaen.

Nei, fristene for innkallingen til ordinære årsmøter/ting gjelder. Organisasjonsledd kan etter loven innkalle til et ekstraordinært årsmøte/ting på kortere varsel enn ved ordinært årsmøte/ting.

Ja, situasjonen nå gjør det nødvendig for forsvarlig gjennomføring av arrangementet å vite hvor mange som møter på forhånd. Dersom årsmøtet/tinget skal avholdes digitalt kan det også være behov for å avkreve forhåndspåmelding for å sikre at det er teknisk mulig å gjennomføre årsmøtet/tinget med det antall som ønsker å delta.

Det er bare en nedre grense for vedtaksførhet for idrettslag. For alle andre organisasjonsledd er det ingen nedre grense.

Dersom det er innkalt til et årsmøte/ting som avlyses, må det innkalles på nytt senere på ordinær måte.